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Como se organizar para otimizar participação em pregões e ganhar mais negócios

A estrutura do Estado brasileiro é bastante ampla e diversificada. De acordo com o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), o País tem 5.568 municípios, 26 estados e o Distrito Federal. Considerando ainda o Governo Federal, o setor público, sem dúvida, tem um grande potencial para negócios com a indústria farmacêutica.

Segundo o Ministério da Economia, as compras públicas feitas pela União movimentaram R$ 50 bilhões em 2019, sendo que a maioria delas é realizada pelo sistema Comprasnet.

Diante de um cenário tão abrangente e repleto de oportunidades, as indústrias farmacêuticas devem estabelecer um processo interno de identificação e análise de oportunidades de modo a participar dos processos mais vantajosos com estratégias certeiras para cada um, aumentando chances de obter bons resultados em processos licitatórios.

Neste post, vamos mostrar como isso pode ser executado. Confira!





Identificação inteligente de oportunidades

Para otimizar a participação em pregões é importante contar com um time para identificar oportunidades, e, de preferência, que este time tenha acesso a uma ferramenta que permita a varredura de processos licitatórios nos sites disponíveis pelo Brasil, com possibilidade de inserir filtros para visualizar as oportunidades mais atrativas para indústria.

Outra estratégia, é que este time fique de olho no prazo de contratos vigentes.  Ao perceber que um contrato está terminando, pode-se entrar em contato com o órgão para verificar se haverá um aditivo. Um contrato vigente pode ser prorrogado em até 25% do tempo do acordo. A indústria deve ficar atenta a isso, pois indica se haverá a abertura ou não de uma nova licitação. Um sistema que cadastra os prazos dos processos que a indústria não ganhou, e que tenha alerta para notificar a equipe da finalização deste contrato, otimiza ainda mais esta tática de abordagem.

Outra ação relevante é manter o bom relacionamento com os distribuidores regionais. Eles podem avisar, com antecedência, os processos que serão abertos em uma determinada região.

Tenha informações logísticas e históricos à mão

Quando uma oportunidade é identificada, é preciso contar com informações atualizadas para decidir a participação e o seu formato. Assim, é preciso estar atento a  fatores como:

· Disponibilidade do produto na região;

· Presença de distribuidores onde será realizada a licitação;

· Dados sobre os últimos distribuidores ou indústria que atenderam ao pedido;

· Histórico de preços adjudicados;

· Tempo de contrato;

· Quantidade de unidades fornecidas;

· Especificação e validade do lote.

Essas informações devidamente organizadas influenciam na tomada de decisão sobre a presença da indústria em um processo licitatório.   

Estabeleça um sistema de organização e atualização de documentos

A organização de documentos é um dos pontos críticos no processo de participação de licitações.  É necessário verificar constantemente se a documentação está em dia. São muitos formatos que devem ser observados, como atestado do INSS, vencimento de certificados, dívida ativa com a União etc.

A lista de documentação não é padronizada para todos os processos e, embora os pregões eletrônicos vieram para facilitar a participação em processos, armazenando todos estes documentos e facilitando o cadastro, a burocracia por trás ainda é grande.

Deste modo, é indicado ter um sistema que cadastre todos os documentos e que sinalize a equipe quando estão perto do prazo de expiração. Assim, as chances de desclassificação do processo por falta de documentação será drasticamente reduzida.  

Defina um workflow de aprovação eficiente

Para a indústria participar de um processo, ela precisa de aprovação de diversas áreas que irão analisar diferentes aspectos do edital, assegurando que todos os requisitos e margens financeiras sejam cumpridos.

A área jurídica entra no circuito para analisar o contrato de cada processo, importante para verificar se é possível suprir as demandas legais estabelecidas pelo órgão detentor da licitação.

Para avaliar a margem de lucro e realizar os cálculos quando há envolvimento de distribuidor, a área financeira é acionada. Já a área comercial, se encarrega de analisar o histórico do cliente, podendo indicar se vale ou não a pena fechar negócio com determinado órgão público.

O Planejamento e Controle de Produção é outra área crucial na decisão de participação, pois verifica se há capacidade e insumos para produzir a quantidade de itens do contrato dentro do prazo, assegurando a validade dos produtos do momento da entrega, entre outros fatores;

Todas essas análises precisam ser orquestradas para que a área de licitação tenha um retorno positivo ou negativo de maneira ágil para não perder o prazo de cadastro.

Também com base nestas análises, a área responsável pelo processo ainda deve selecionar o tipo de participação (direta, indireta ou mista). E, quando há envolvimento do distribuidor, também é preciso certificar se  este apresenta todos os requisitos de participação e tem capacidade de cobertura do pedido.


Gerencie e controle todas estas etapas de modo centralizado e automatizado

Em vista da complexidade das analises e processos para tomada de decisão na participação de pregões, a medida mais apropriada para gerir todas estas frentes é contar com uma ferramenta que integre todo o processo e automatize as atividades possíveis.

O ideal é contar com uma plataforma que faça a gestão de ponta a ponta, propiciando a identificação de oportunidades, o registro de datas de vencimento dos contratos e a unificação do processo das aprovações do workflow.

Essa ferramenta também deve permitir a integração com os distribuidores, viabilizando a participação indireta e mista de forma controlada.


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